Politique de confidentialité

1. Qui sommes-nous

TrackRH est un logiciel en ligne de gestion du temps de travail (pointage, planning et congés) destiné aux entreprises. La présente politique décrit comment les données personnelles sont traitées dans le cadre du site et de l'application.

Éditeur : Baptiste COUCHOUX (nom commercial « TrackRH »), entreprise individuelle (micro-entrepreneur), SIRET 991 973 900 00012, Rue Paypagan, 13400 Aubagne. Contact : bcouchoux@trackrh.com.

2. Rôles : responsable de traitement et sous-traitant

Pour les données de ses propres salariés saisies dans l'application (fiches, plannings, pointages, congés), l'entreprise cliente est responsable du traitement. TrackRH agit comme sous-traitant au sens du RGPD : il traite ces données uniquement sur instruction du client, pour fournir le service.

Pour les données des visiteurs du site et des personnes créant un compte (prospects, gérants), TrackRH est responsable du traitement.

3. Données traitées

Visiteurs & comptes : adresse e-mail, mot de passe (stocké sous forme chiffrée/hachée), informations de l'entreprise (raison sociale, ville, téléphone), données de facturation gérées par notre prestataire de paiement.

Salariés de l'entreprise cliente : nom, prénom, e-mail professionnel, poste, type de contrat, dates d'embauche/fin, heures contractuelles, plannings, pointages (heures d'arrivée/départ), congés et absences, codes PIN de pointage (stockés sous forme hachée), et le cas échéant justificatifs d'absence.

Aucune donnée n'est utilisée à des fins publicitaires, ni revendue à des tiers.

4. Finalités & bases légales

• Fournir le service (pointage, planning, congés, exports paie) — exécution du contrat.
• Gérer les comptes et l'authentification — exécution du contrat.
• Assurer la sécurité (anti-fraude au pointage, journal d'audit des corrections) — intérêt légitime et obligations légales de l'employeur.
• Facturation et abonnement — exécution du contrat et obligations comptables.
• Support et amélioration du service — intérêt légitime.

TrackRH fournit des alertes d'aide à la conformité au Code du travail ; ces alertes ne se substituent pas aux obligations de l'employeur, qui reste responsable du respect de la réglementation.

5. Destinataires & sous-traitants

Les données sont accessibles aux personnes habilitées de l'entreprise cliente (gérant, RH, managers selon leurs droits) et, de manière strictement nécessaire, à l'équipe TrackRH pour l'exploitation du service. Nous faisons appel aux sous-traitants suivants :

Ces sous-traitants hébergent les données dans l'Union européenne (Irlande). Aucun transfert hors UE n'est opéré dans le cadre du service.

6. Hébergement & sécurité

Les données sont hébergées chez nos prestataires d'infrastructure dans l'Union européenne (Irlande — région Supabase eu-west-1). Les accès sont chiffrés en transit (HTTPS). Chaque entreprise dispose d'un espace strictement cloisonné : les règles de sécurité au niveau de la base de données empêchent l'accès aux données d'une autre entreprise. Les codes PIN de pointage et les mots de passe ne sont jamais stockés en clair.

7. Durées de conservation

• Données de compte et applicatives : pendant toute la durée du contrat, puis suppression ou anonymisation à la résiliation (sauf obligation légale de conservation).
• Pointages et éléments de paie : conservés conformément aux obligations légales de l'employeur (généralement plusieurs années).
• Données de facturation : durée imposée par les obligations comptables et fiscales.
• Comptes d'essai non convertis : supprimés après une période d'inactivité.

8. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Les salariés exercent ces droits auprès de leur employeur (responsable du traitement) ; TrackRH apporte son assistance technique. Les fonctions d'export et de suppression des données sont disponibles depuis l'application.

Pour exercer vos droits : bcouchoux@trackrh.com.

9. Cookies

Le site et l'application utilisent uniquement des cookies et un stockage local strictement nécessaires au fonctionnement (maintien de la session de connexion). Aucun cookie publicitaire ou de traçage tiers n'est déposé. Aucun consentement préalable n'est donc requis pour ces cookies essentiels.

10. Contact & réclamation

Pour toute question relative à cette politique ou à vos données : bcouchoux@trackrh.com.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés), www.cnil.fr.